Befimmo · réalisation 4 FUTURS
Extraction et contrôle des factures fournisseurs d'un parc immobilier
Plus de quinze mille factures d'énergie, de maintenance et d'informatique accumulées depuis 2021, transformées en données consolidées par immeuble, avec détection des anomalies de facturation.
- 01Factures PDF déposées par les fournisseurs
- 02Découpage des fichiers multi-documents
- 03OCR puis extraction structurée
- 04Validation croisée et score par champ
- 05Normalisation et consolidation par immeuble
- 06Tableau de bord et alertes d'anomalies
Contexte
Befimmo, foncière belge d'immeubles de bureaux, accumulait depuis 2021 ses factures fournisseurs d'énergie, de maintenance et d'informatique en PDF, souvent plusieurs factures concaténées dans un même fichier, sans vue consolidée des consommations ni des coûts par immeuble. Mission démarrée en 2025 avec le responsable innovation IT, en exploitation depuis un an.
Problème
Personne ne pouvait comparer les consommations entre immeubles ni repérer une facture anormale. Les numéros de compteurs d'eau et d'électricité n'avaient jamais été extraits. Les outils OCR classiques plafonnaient sur les tableaux et les scans.
Notre rôle
Tout le projet, de bout en bout : cadrage avec le responsable innovation IT, benchmark des moteurs d'OCR sur les documents réels, conception et développement de la chaîne d'extraction en plusieurs boucles, construction du jeu de référence avec le contrôle de gestion, tableau de bord et détection d'anomalies.
Solution
Chaîne en quatre boucles : OCR adapté au type de document, extraction structurée par modèle de langage selon un schéma métier, validation croisée entre modèles avec score de confiance par champ, normalisation via un glossaire et restitution dans un tableau de bord par immeuble, fournisseur et période. Découpage automatique des PDF multi-factures. Chaque valeur reste liée à sa page source.
Résultats
Ce qui a été livré.
Périmètre : factures fournisseurs du portefeuille Befimmo, pilote démarré en 2025 puis extension au portefeuille complet, en exploitation. Le montant des surfacturations est une estimation du client ; la fiabilité est mesurée sur un jeu de référence validé par le métier.
- Plus de quinze mille factures traitées depuis 2021
- Première extraction des numéros de compteurs eau et électricité
- Surfacturations détectées estimées à plusieurs dizaines de milliers d'euros par an
- Fiabilité supérieure à 95 % sur les données tabulaires, contre 60 à 70 % pour un OCR simple
Contrôles et limites
- Jeu de référence validé par le contrôle de gestion
- Traçabilité de chaque valeur vers sa page source
- Revue humaine des divergences entre modèles
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